对外邮件设一道发送审批，报价、合同发出去前先过一遍

做企业业务的人都遇到过这种后怕：业务员一封报价邮件，价格少打了一个零，发出去客户直接按这个价回签；或者合同附件传错版本，把给别家客户的模板发给了这边；又或者邮件正文里不小心提到了竞品的内部信息，撤回都来不及。

这种事，靠人自觉是兜不住的。邮件发送就一个按钮，一点就出去了，没有第二道关卡。

一封发错的邮件，代价有多大

企业邮箱是对外的门面，也是风险口子。员工用自己的邮箱发工作邮件，公司连留痕都没有；就算用了企业邮箱，发出去的内容如果没有审批流程，等于业务员一个人说了算。

常见的坑并不少见：报价金额算错、折扣申请还没批下来就先承诺了、附件里混着内部成本表、客户邮箱填错把合同发给了竞争对手。这些事一旦发出去，客户那边截图留存，公司这边想改口都难。

更不用说涉及法务条款、价格策略的敏感邮件，本来就该走一道内部审核，结果图省事直接发了，事后出问题追溯都找不到人。

发送审批，发出去之前先过一道

网易企业邮箱的发送审批功能，就是给对外邮件加一道可控的关卡。管理员可以按部门、按邮件类型设规则：比如发给外部客户的报价、合同类邮件，必须经过主管或法务审核通过，系统才真正发出去。

实际跑起来很顺：

• 业务员写完报价邮件，点发送，系统不直接发，而是自动流转到主管那里。主管看完价格、附件、收件人没问题，点同意，邮件才真正到客户邮箱。
• 涉及合同条款的邮件，可以设成法务双审，业务主管先看一遍，法务再看一遍，两道都过才发。
• 普通内部沟通、日常问候邮件不用走审批，不增加员工负担，只在敏感场景卡这一道。
• 每一次审批都有记录，谁提交的、谁审的、审了多久、改了什么，后台留痕可查。

出了问题能追溯，没出问题也能防患于未然。

不只是审批，整套管理都顺手

发送审批是企业邮箱管控能力的一部分。搭配网易企业邮箱其他功能用，日常管理会顺很多：

已读回执能看到客户几点打开邮件、看了几次，跟进节奏不瞎猜；定时发送帮你跨时区准点送达，不用熬夜守着；邮件云端自动备份，误删、换设备随时找回；全文检索输个关键词几秒定位到老邮件；service@ 这类公共邮箱多人协作，谁处理、处理到哪一目了然；还有一键迁移，旧邮箱整批搬过来，员工无感切换。

这些能力都在同一个企业邮箱后台里，不用东拼西凑装一堆工具。

为什么找合优网络开邮箱

发送审批这种功能，听着简单，真要按部门、按邮件类型配好规则，还是需要有人帮你搭。域名解析怎么配、审批流程怎么设、员工账号怎么批量建、旧邮箱怎么平滑迁过来，这些事自己折腾，没个三五天摸不清。

广州合优网络科技有限公司是网易企业邮箱的授权经销商，从前期方案选型、规则配置，到数据迁移、员工培训，全程有人对接，不用你自己翻文档试错。日常有任何配置调整、审批流程变更、账号问题，一个电话过来就能找到人处理，咨询电话 020-82591888，还可解锁渠道额外礼遇，包含专属实物权益（京东购物卡等）。

价格方面，通过渠道开通还能拿到比官方直营更灵活的方案，具体配置和优惠可以直接电话沟通，根据公司人数和管控需求来配，不花冤枉钱。

FAQ

Q：发送审批会不会增加员工负担，影响效率？

A：不会。审批规则可以按场景设，日常内部邮件、普通对外沟通不用走审批，只把报价、合同这类敏感邮件卡这一道，员工日常发送不受影响。

Q：审批人出差了，邮件卡在那里怎么办？

A：后台可以设置代理审批人，主管不在的时候自动流转到指定代理人手里，不会因为一个人出差把客户邮件卡死。

Q：审批记录能保留多久？

A：审批记录和邮件一起存在企业邮箱后台，长期留痕可查，需要追溯的时候直接调出来就行。

Q：通过合优网络开通，后续调整审批流程方便吗？

A：方便。公司部门变动、审批规则要改，直接联系对接人调整即可，不用自己摸索后台配置。